Консультации


1. Как создать «Заяву про приєднання до договору про визнання електронних документів»?

С 01 января 2018 года введен новый порядок оформления отношений (подписания договора) налогоплательщиков с Государственной фискальной службой Украины для сдачи отчетности в электронном виде.
В связи с этим в программе M.E.Doc появился бланк J1392001 (F1392001) «Заява про приєднання до договору про визнання електронних документів».
Бланк для юридических лиц находится в разделе "Державна фіскальна служба", подраздел "Інше", № бланка J1392001.
Для физических лиц предпринимателей в разделе "Державна фіскальна служба", подраздел "Звітність фізичних осіб" № бланка F1392001.

Пример заявления с комментариями по заполнению нужных полей - ниже



Для заполнения необходим следующий адрес субсайта:

https://cabinet.sfs.gov.ua/contract

С данным документом в Государственную фискальную службу Украины попадают только данные о ключах директора и печати предприятия или ключах предпринимателя.
Если же предприятие/предприниматель получали ключи для бухгалтера или других сотрудников, то после того как заявление будет принято необходимо подать бланк J1391103 (F1391103) "Повідомлення про реєстрацію електронного цифрового підпису" с данными об этих ключах.


2. Как создать «Повідомлення про реєстрацію електронного цифрового підпису»?

Для уведомления Государственной фискальной службы Украины о ключах должностных лиц предприятий с 01 января 2018 года введена новая форма: "Повідомлення про реєстрацію електронного цифрового підпису" c кодом бланка J1391103 (F1391103).

Бланк для юридических лиц находится в разделе "Державна фіскальна служба", подраздел "Інше" № бланка J1391103.
Для физических лиц предпринимателей в разделе "Державна фіскальна служба", подраздел "Звітність фізичних осіб" № бланка F1391103.

Пример заполнения смотри ниже:



Для сообщения об изменении ключей директора(предпринимателя) и печати предприятия (предпринимателя) используется бланк J1392001 (F1392001) «Заява про приєднання до договору про визнання електронних документів».


3. Как создать «Заявку про реєстрацію електронного цифрового підпису» (для статистики)?

С ноября 2017 года органы статистики просят сообщать о новых ключах предприятий при помощи "Заявки про реєстрацію електронного цифрового підпису". Код данного бланка S1391101.
Бланк находится в разделе "Державна служба статистики", подраздел "Інше".
Пример заполнения смотрите ниже.




4. Как настроить новую электронную почту в M.E.Doc?

Чтобы изменить почту в программе «M.E.Doc» Вам нужно создать новый почтовый ящик.
Мы рекомендуем почтовые сервисы ukr.net, gmail.com и meta.ua.
Для этого зайдите в раздел:
«Головне меню» → «Адміністрування» → «Параметри системи» → «Електронна пошта» и внесите изменения.

Также убедитесь, что в настройках Вашей почтовый системы включены протоколы IMAP и SMTP.

Настройки протокола IMAP и SMTP для gmail.com:



Настройки протокола IMAP и SMTP для ukr.net:

Шаг 1:



Шаг 2:



Шаг 3:


5. Какие интернет ресурсы необходимы для работы M.E.Doc?

Уважаемые пользователи! Для полноценной работы программы “M.E.Doc” необходимо дать доступ к некоторым ресурсам.
В приведенном ниже перечне перечисляем все важные ресурсы, к которым у Вас должен быть доступ.

Перечень основных ресурсов, которые программа использует при работе:

Доменне ім’яIP адресаПортОпис
Web-ресурси
1http://docflow.ezvit.com.ua185.149.40.6280Cервер обміну первинними документами/єдиний довідник контрагентів
2https://medoc.ua212.90.165.230443Головний сайт продукту
3https://*.medoc.ua212.90.165.228443Online сервіс продукту. Знаходиться у процесі відновлення.
Будуть піддомени 3-4 рівня
4https://sota-buh.com.ua185.149.40.57443Сервіс налаштуваня отримання первинних документів.
Передача/отримання звітів з веб-сервісу СОТА
5https://yt.ua212.90.172.234443Системний сервіс
6https://load.medoc.ua213.156.90.132,
213.156.90.131
443 Сервіс завантаження інсталяцій програми (дистрибутиви, оновлення)
7https://check.medoc.ua213.156.90.132,
213.156.90.131
443Системний сервіс
8crl.globalsign.com104.18.55.167443 Список анульованих сертифікатів міжнародного центру
сертифікації GlobalSign. Використовується для валідації
сертифікатів за допомогою яких виконано підписання системних
бібліотек продукту
Державні Web-ресурси
1http://217.76.198.151/WebSrvGate/Registers.asmx217.76.198.15180Шлюз ДФСУ
2http://directzvit.ukrstat.gov.ua/websrv/gate.asmx195.230.128.10380Шлюз ДСС
3http://prozvit.intelserv.kiev.ua/WebSrvMERTU/gate.asmx212.90.163.2180Шлюз МЕРТУ
4http://91.142.165.86/webservice/gate.asmx91.142.165.8680Шлюз ФСС з ТВП
5http://77.88.192.114/GateWebService/gate.asmx77.88.192.11480Шлюз КМДА
6http://obmen.sfs.gov.ua217.76.198.13580Сервер обміну розрахунками коригувань
Web-ресурси АЦСК
1http://uakey.com.ua212.90.186.150443АЦСК "Україна"


При использовании ЭЦП других АЦСК необходимо дать доступ к адресам TSP, OCSP, CMP соответствующих центров.


6. Как зарегиститровать налоговую накладную для неплательщика НДС?

В случае предоставления товаров/услуг покупателю, который не является плательщиком НДС, налоговая накладная заполняется, но в ячейку „Особа (платник податку) - покупець” вписывается „Неплатник”, а в ячейку „Індивідуальний податковий номер покупця” вводится условный ИНН “100000000000”.

Более подробно по заполнению НН смотрите пункт №12 Порядка заполнения налоговых накладных
Наказ Міністерства фінансів України 22.09.2014 № 957 (у редакції наказу Міністерства фінансів України 14.11.2014 № 1129)
Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 13 жовтня 2014 р. за №1235/26012


7. Как загрузить сертификаты ЭЦП в программу M.E.Doc?

Есть два варианта:

1. Автоматически из программы.

Войдите в раздел "Адміністрування" - "Сертифікати" - "Встановлені сертифікати"
Нажмите кнопку на панели инструментов «Завантажити з Інтернету» (или F5 на клавиатуре).
Сертификаты автоматически появятся во вкладке "Встановлені сертифікати" и программа сразу предложит настроить комплект подписи документов. Из выпадающего перечня выберите ответственных лиц.

Видеоинструкция по загрузке сертификатов:


2. Вручную с сайта АЦСК

Зайдите на сайт АЦСК "Украина" (http://uakey.com.ua/)
На сайте нажмите на кнопку:



Нажав кнопку "Пошук" в открывшемся окне в поле "ЄДРПОУ" введите код ЕГРПОУ для предприятия или ИНН частного предпринимателя и нажмите "Пошук".
Щелкните мышкой на любую из появившихся ниже записей и в открывшемся окне скачайте все ваши сертификаты нажмая на бело-зеленую картинку:


Далее зайдите в программу Медок
Войдите в раздел "Адміністрування" - "Сертифікати" - "Встановлені сертифікати"
Выберите на панели инструментов "Додати сертифікат" (или Ctrl + I на клавиатуре). В открывшемся окне укажите путь к каталогу,
в который скачали файлы сертификатов (они обозначены пиктограммой и имеют расширение файла * .crt).
Выберите нужный сертификат (или несколько сертификатов) и нажмите кнопку «Відкрити».
Сертификаты автоматически появятся во вкладке и программа сразу предложит настроить комплект подписи документов.
Необходимо согласиться и настроить комплект подписей.

Видеоинструкция по загрузке сертификатов:


Сертификаты других АЦСК загружаются только вручную с соответствующих сайтов.


8. Что делать если пришла квитанция, что налоговая накладная с таким номером уже зарегистрирована?

Вам необходимо сделать следующее:

Скопируйте налоговую накладную.
В открытой накладной выберите пункт меню "Файл" и нажмите "Показати бланк".
В открывшемся бланке "Файл" - "Властивості".
В открытом окне перейдите на вкладку "Додатково", выберите месяц, в котором выписана налоговая накладная, и измените цифры вначале в столбике "Кінець інтервалу" (например на 2000), а затем в столбике "Початок інтервалу" (например на 500).
Нажмите кнопку "Зберегти", закройте бланк и отправляйте накладную на регистрацию.


9. Как загрузить код доступа (лицензию) в программу M.E.Doc?

Найдите в "Головному меню" раздел "Адміністрування".
Выберите "Керування кодом доступу".
В открывшемся окне нажмите кнопку "Завантажити".
Откроется окно с кодом доступа, нажмите "ОК".
Сохраните загруженную лицензию нажав кнопку "Зберегти".


10. Как добавить сертификат контрагента в программу M.E.Doc?

Сертификаты АЦСК Украина в программу M.E.Doc загружаются автоматически при создании нового контрагента.
Если Ваш контрагент использует сертификаты других АЦСК, то его необходимо загрузить вручную, выполнив следующее:

Загрузите сертификат шифрования Вашего контрагента на свой компьютер.
Войдите в раздел "Довідники""Адресна книга""Контрагенти"
Нажмите "Файл""Додати адресата".
В открытом окне из справочника выберите своего контрагента. В этом же окне нажмите кнопку «Керування сертифікатами».
В открывшемся окне «Вибір сертификата» добавьте сертификат своего контрагента, нажав кнопку «Завантажити сертифікат».
По завершению нажмите ОК.


11. Как добавить данные контрагента в програму M.E.Doc?

Сделайте следующее:

В "Головному меню" найдите раздел "Довідники" и в нем выберите пункт "Контрагенти".
В окне "Групи" выберите (при необходимости создайте выбрав "Файл" и затем "Додати групу контрагентів") группу контрагентов.
Перейдя в окно со списком контрагентов добавте нового: "Файл" – "Додати контрагента".
В окне, кторое открылось, заполните все поля и нажмите кнопку "ОК".
Часть информации можно получить в автоматическом режиме нажав кнопку "Оновити дані по контрагенту"


12. Как отозвать/заблокировать сертификаты АЦСК Украина?

В ходе работы, по разным причинам, возникает потребность для блокировки/отзыва сертификата секретного ключа.

В каких случаях необходима блокировка/ отзыв сертификата?

• Если Вы забыли свой пароль
• Если потеряли свой секретный ключ
• Если у Вас украли секретный ключ (компрометация, несанкционированное пользование)
• Если у Вас произошли изменения внутри предприятия (например: смена юр. адреса, смена должности директора, смена фамилии)
• При увольнении главного бухгалтера или сотрудника, имеющего сертификат секретного ключа.

Кто может отозвать/заблокировать сертификат секретного ключа?

• Владелец сертификата (бухгалтер, директор, сотрудник)
• Действующий директор предприятия

Есть несколько способов отозвать/заблокировать сертификат:

1. Владелец своего сертификата в программе «Медок» формирует письмо на отзыв или блокировку:

"Адміністрування" → "Сертифікати" → "Документи від розробника" → "Файл" → "Створити лист про скасування/заблокування сертифікатів".

Заполняет причину отзыва.

Подписывает своим ключом и отправляет как обычный отчет.
Письмо попадает в АЦСК «Украина» и в течении 2-х часов сертификат блокируется.
Этот вариант подходит при увольнении или при изменениях внутри предприятия.

2. Позвонить в АЦСК «Украина» по номеру (044) 206-72-30(31) (круглосуточно), назвать свой код ОКПО, парольный диалог (он находится в заявке на сертификат в пункте 3.2) и причину отзыва.
В этом случае возможна только блокировка сертификата. При необходимости его можно восстановить.
Этот способ особенно подходит если Вы не помните свой пароль секретного ключа.

3. Владелец своего сертификата, или директор предприятия в программе «Медок» формирует письмо на отзыв или блокировку:

"Адміністрування" → "Сертифікати" → "Документи від розробника" → "Файл" → "Створити лист про скасування/заблокування сертифікатів".

Заполняет причину отзыва, распечатывает это письмо, ставит свою подпись и печать предприятия, приносит в наш офис лично: г. Днипро, пр. Пушкина, 11, вывеска "Твій Час".

Если письмо принес владелец, достаточно только его паспорта и подписи.
Если письмо принес директор предприятия - необходим его паспорт, приказ на должность и печать предприятия.
Этот способ подходит когда Вы совсем не знаете своего пароля и у Вас нет файлов секретных ключей (они потеряны или украдены)

После блокировки ключа делается новый.
Если на предприятиях меняется главный бухгалтер, при замене ключа бухгалтера подается информация в налоговую о смене главного бухгалтера.
После чего через «Медок» формируется «Повідомлення про реєстрацію електронного цифрового підпису” (J1391103/F1391103).
То же самое делается при смене любого из сотрудников. Если этого не сделать, при дальнейшей работе будут приходить квитанции: «Сертифікат відсутній в базі сертифікатів».


13. Что такое модуль ЭДО Расширенный в программе Медок?

Данный модуль состоит из 3 уникальных подмодулей, позволяющих автоматизировать ряд особых операций. 

1. Администрирование акцизного налога 

С 1.04.2016 г. начала работать Система электронного администрирования реализации горючего (СЭА РГ). 
С модулем «ЭДО Расширенный» реализаторы горючего (бензина, дизельного топлива) могут полноценно работать в СЭА РГ: 

• создавать акты инвентаризации, заявки на пополнение объемов топлива, акцизные накладные и расчеты корректировок к ним; 
• обмениваться акцизными документами с контрагентами; 
• регистрировать документы в Едином реестре акцизных накладных; 
• формировать запросы и получать ответы (в разделе «Інформаційна довідка»). 

2. Создание сводных налоговых накладных 

Согласно письму ГФСУ № 29163/7/99-99-19-03-02-17 от 07.08.2015 г. и в соответствии с пунктом 198.5 статьи 198 раздела V НКУ налогоплательщик, который использует приобретенные товары или услуги в необлагаемых операциях или в нехозяйственной деятельности, обязан начислить себе налоговые обязательства. Для этого он составляет сводную налоговую накладную на основе полученных налоговых накладных. 
Для удобства работы и экономии времени в модуль добавлена возможность создания таких сводных налоговых накладных. 

3. Обмен документами с вложениями 

Некоторые компании сталкиваются с необходимостью отправить своему контрагенту файл, не стандартизированный согласно xml-шаблону (например, прикрепить договор, техническую документацию, чертежи, инструкции, документы в формате Excel и т.д.). 
Модуль «ЭДО Расширенный» ПК «M.E.Doc» позволяет прикрепить к стандартному шаблону любые вложения и отправить контрагенту весь пакет необходимых документов, зашифрованных ЭЦП, независимо от их формата.


14. Как подтянуть в M.E.Doc зарегистрированные выданные/полученные НН?

Сделать это можно двумя способами:

1. Воспользуйтесь функцией «Звірка документів в ЄРПН», которая находится в разделе «Первинні документи».
Просмотреть видеоинструкцию можно по ссылке.

2. Можно отправить отдельные запросы:

Налоговая накладная - НН
Додаток 2 к НН "Розрахунок коригування" - РК

В "Головному меню" выбрать "Довідки державних органів"
Далее "Інформаційна довідка"
В открывшемся окне - пункт меню "Файл" - "Створити" - "Довідку в СЕА ПДВ"
Далее создайте "Запит щодо отримання відомостей з Єдиного реєстру податкових накладних"
Если вам нужны все НН и РК зарестрированые для Вас или Вами за определенную дату то:

• поставьте крестик в квадрате возле "ПН/РК, видані та...",
• введите дату регистрации
• поставте крестик в квадрат (квадраты) напротив надписей "видані" и/или "отримані"

Затем проставте крестик в квадрате напротив "Імпорт документу з квитанцією"
Через закладку "Наступні дії" проверте, подпишите и отправьте запрос.
Если Вам нужны только определенные НН и РК (известны дата выписки и номер НН/РК, а также ИНН продавца)

• поставьте крестик в квадрате возле "за списком"
• заполните данные по НН/РК в таблице.

Затем проставте крестик в квадрате напротив "Імпорт документу з квитанцією"
Через закладку "Наступні дії" проверте, подпишите и отправьте запрос.
Переодически нажимая на кнопку "Отримати повідомлення" ожидать прихода "Витяга з Єдиного реєстру податкових накладних" и налоговых накладных.

НН/РК могут приходить намного позднее прихода "Витяга..."

Полученные НН и РК появятся в "Реєстрі первинних документів" и отобразятся на закладке "Відсутні у реєстрі" в "Реестрі виданих та отриманих податкових накладних"


Примечание: если в "витяге..." отсутствуют запрошенные НН/РК, значит они зарегистрированы другим числом либо вообще не регистрировались.


15. Как создать "Скасовуючу" по ЕСВ?

Если отчет по ЕСВ подан с ошибкой (например неверный ИПН или имя и т.д.), в программе Медок, или в сервисе СОТА исправление производятся следующим образом:

Таблица 5:

Для таблицы 5 создаются отчеты со статусом "Додаткова" или "Скасовуюча" в том периоде, когда отчет сдавался.
Через пункт меню "Правка" или в меню выпадающем при клике правой клавишей мышки по таблице.
Вы выбираете соответствующий пункт ("Створити скасовуючу" или "Створити додаткову").
Внутри "Скасовучей" таблицы 5 исправления можно вносить только по одному человеку, поэтому количество таблиц должно соответствовать количеству ошибок. Внутри "Додатковой" количество строк не регламентируется.

Таблица 6:

На 01.01.2018 все исправления и дополнения вносятся в таблицу 6 "Додатка 4 Звіт про суми..." в текущем отчетном периоде.
Для этого в отчете за текущий период добавляются строки по сотрудникам в начисления которых необходимо внести изменения.
В столбце "Тип нарахувань" выбирается код, который соответствует исправляемой ошибке.


16. Что такое ЕДК?

В программе Медок (M.E.Doc) есть внешний справочник предназначеный для предотвращения ошибок при создании налоговых накладных (НН) и Приложении 2 (РК). Это "Єдиний довідник контрагентів" (ЕДК).
Каждый пользователь программы Медок (M.E.Doc) может заполнить свои реквизиты (которые он хочет видеть при приеме НН и РК от своих контрагентов) в специальной таблице ЕДК и сохранить их.
Для проверки или изменения своих данных в ЕДК зайдите в пункт меню "Сервіс" - "Оновити дані в Єдиному довіднику контрагентів".

Пользователям программы, которые ранее еще не воспользовались возможностью разместить реквизиты предприятия в ЕДК, предлагается это сделать. Пользователям, которые уже отправили реквизиты в ЕДК, будет предложено выполнить сверку своих данных с данными в ЕДК.

Функцию сверки данных с ЕДК можно выполнить:

• в Справочнике контрагентов;
• в карточке контрагента;
• при проверке документа (во вкладке "Наступні дії" или нажатии клавиши F4).

Также она включена в групповую проверку документов в Реестре первичных документов и выполняется при автоматической обработке документов.

В таблице модуля "Реєстр первинних документів” существует колонка "Звірка з ЄДК".
В колонке отмечается результат выполненной сверки данных (данных в документе и "Єдиному довіднику контрагентів"):
"-" - в ЕДК нет данных контрагента ;
"" - данные совпадают;
"" - данные не совпадают;
"!" - данные не проверены в связи с отсутствием соединения с ЕДК.

Внимание: ЕДК не является государственным справочником, а исключительно внутренним вспомогательным сервисом!
В НН и РК данные должны совпадать с данными внесенными в Единый Государственный Реестр предприятий и организаций Украины (ЕГРПОУ)

Если в ЕДК контрагент ввел неверные реквизиты, Вы можете изменить их вручную непосредственно при созданнии ПН или РК.
Пока контрагент не исправит свои данные, Вам нужно будет вручную вводить их при создании каждой НН.


17. Как заполнить "Реестр виданних та отриманих податкових накладних"?


"Облік ПДВ" - "Реестр виданних та отриманих податкових накладних"
• В закладке "Відсутні у реестрі" находятся все Ваши выданные и полученные налоговые накладные.
• В первом столбце - пустые белые квадраты. Напротив налоговых накладных (тех, что учитываются в отчетности) в этих квадратах необходимо проставить галочки.
• Пункт меню "Файл"-"Додати у реєстр". Все выделенные налоговые накладные будут перемещены в таблицы закладок "Отримані" и "Видані" выбранного Вами периода.
• Если запросит "Код", нужно проставить код на расчеты корректировки или на Налоговые накладные, которые будут открываться. В обычных налоговых накладных код ставить нельзя!!!

Рекомендация: выданные налоговые можно отмечать все сразу, а полученные по 3-5 штук за раз.


18. Какие нюансы могут быть при расчете индексации?

Программа для сдачи отчетности Медок позволяет не только сдать отчет электронно, но и вести расчет зарплаты для сотрудников.

Бухгалтера, использующие в работе модуль «M.E.Doc «Зарплата» периодически сталкиваются с проблемой — неправильно считает коэффициент индексации.

Причем, как-то закономерно. Например, сотрудник принят в июне, а программа берет коэффициент мая, принят в январе, берет коэффициент декабря...

Звонки на эту тему побудили искать решение, причем оно оказалось на поверхности. Выдержка из правил расчета коэффициента индексации ставит все на свои места:

«При определении индекса для проведения индексации вновь принятых работников в таблице ориентируйтесь на месяц, предшествующий месяцу приема работника на работу.

Исключение — работники, принятые на работу в сентябре 2015 года. Для них из-за повышения размера должностных окладов, по мнению специалистов Минсоцполитики, такой месяц (сентябрь 2015 года) будет базовым.

Если работник принят в другом месяце (когда не повышаются должностные оклады работников на законодательном уровне), применяют абз. 3 п. 101 Порядка № 1078, т. е. ориентируемся на месяц, предшествующий месяцу приема работника на работу.»

В работе бухгалтера нужно так много знать, что бывает все не удержишь в голове. Хорошо что в «M.E.Doc «Зарплата» наши специалисты уже учли все моменты законодательства для правильного расчета всех начислений!


19. Как настроить работу Медок (M.E.Doc) с почтовым сервисом Microsoft Office 365?

Для работы с таким почтовым ящиком зайдите:
«Адміністрування» - «Параметри системи» - «Електронна пошта»

1. Введите адрес электронной почты в окне «Адреса»

2. Сервер входящей почты:
• Выбрать протокол: IMAP
• Указать сервер: outlook.office365.com
• Порт: 993
• Имя для входа - указать полный адрес почтового ящика (Рекомендуем скопировать из строки адрес)
• Включить отметку «SSL з'єднання»

3. Сервер исходящей почты (SMTP):
• Указать сервер: smtp.office365.com
• Порт: 587
• Имя для входа - указать полный адрес почтового ящика (Рекомендуем скопировать из строки адрес)
• Отметку «SSL з'єднання» не устанавливать