Электронная цифровая подпись


ЭЦП (Электронная цифровая подпись) – это фактически тоже самое, что подпись от руки, только в цифровом пространстве. Она делает электронный файл юридически значимым документом. Цифровая подпись удостоверяет личность подписанта, защищает документ от подделки и обеспечивает конфиденциальность информации.

ЭЦП АЦСК «Украина» состоит из двух частей:
первая - секретный ключ (закрытый для всех кроме Вас), используется для подписания электронных документов;
вторая - сертификат открытого ключа (открыт для всех), который позволяет идентифицировать и подтвердить Вашу подпись.

Электронная цифровая подпись – это надежный пропуск в цифровой мир бизнеса.
С ней Вы можете:

• отправлять отчеты в контролирующие органы;
• обмениваться э-документами с партнерами и клиентами;
• принимать участие в тендерах, онлайн-голосованиях;
• взаимодействовать с различными электронными сервисами;
• подавать персонифицированные петиции Президенту.

Для получения ЭЦП необходимо:

1. Обратиться к администратору регистрации АЦСК «Украина» по телефонам:

(050) 452-95-11
(050) 324-71-28
(067) 630-08-28
(073) 630-08-28
(056) 790-04-85
(056) 790-04-86

2. Заказать и оплатить счет (прайс)

3. Собрать документы в зависимости от вашего статуса:

1. Акт выполненных работ, подписанный ответственным лицом, заверенный мокрой печатью.
2. Устав, положение и т.п. (Оригинал для ознакомления).
3. Свидетельство о государственной регистрации или выписка из ЕГР (копия, если копия двухсторонняя – заверяются обе стороны).
4. Документы, которые подтверждают полномочия руководителя и бухгалтера - приказ о принятии на работу, протокол собрания и т.п. (копия).
5. ФОТОКОПИИ справок о присвоении идентификационного номера руководителя и бухгалтера .
6. ФОТОКОПИИ страниц паспорта руководителя и бухгалтера (1, 2 страницы, если вклеена вторая фотография 3, 4 или 5, 6 страницы ).
Если на листе формата А4 размещено два отсканированных разворта паспорта (т.е. 4 страницы паспорта), то заверяется каждый разворот отдельно (2 раза на одном листе).
7. “Картка приєднання” (формируется в программе MEDoc).
8. “Заявка на формування посиленного сертифіката підписувача ЕЦП”.
9. Подтверждение оплаты счета (платежка, квитанция, копию не заверять).
10. Свидетельство плательщика НДС (если есть, копию не заверять).

Скачать комплект для юридического лица


1. Акт выполненных работ.
2. Свидетельство о государственной регистрации, выписка или вытяг из ЕГР (оригинал и копия). У этих документов указанным ниже способом заверяется каждая страница с информацией.
3. ФОТОКОПИЯ справки о присвоении идентификационного номера.
4. ФОТОКОПИИ страниц паспорта физического лица-предпринимателя (1, 2 страницы, если вклеена вторая фотография 3, 4 или 5, 6 страницы). Если на листе формата А4 размещено два отсканированных разворта паспорта (т.е. 4 страницы паспорта), то заверяется каждый разворот отдельно (2 раза на одном листе).
5. “Картка приєднання” (формируется в программе MEDoc).
6. “Заявка на формування посиленного сертифіката підписувача ЕЦП”.
7. Подтверждение оплаты счета (платежка или квитанция).
8. Свидетельство о регистрации плательщика НДС (копия) — в случае, если предприниматель плательщик налога на добавленную стоимость.

В случае, если сертификаты ключей получает доверенное лицо, а не сам предприниматель.
9. Нотариально заверенная доверенность на право подписи договоров или “вчинення правочинів”.
10. Паспорт и ИНН доверенного лица (фотокопии и оригиналы).

Скачать комплект для ФОП

4. Прийти к нам в офис пр. Пушкина, 11 или заказать выезд специалиста.

Для продления существующей электронной подписи можно воспользоваться функцией автоматического продления из программы Медок или веб-сервиса «СОТА».

Обязательно к ознакомлению:

Ваши действия после получения сертификатов
Пам’ятка користувачу щодо поводження із носіями ключової інформації
В каких случаях необходимо менять электронную подпись, и чем это грозит?
Как отозвать сертификат ЭЦП АЦСК Украина?


Пошаговая инструкция для создания заявки на получение сертификатов ЕЦП


1. Зайти в Головне меню, Довідники, Картка підприємства.

  • В графе “підприємство” сверить название предприятия и код ОКПО со Свидетельством или Выпиской из ЕГР.
  • В графе “Адреса” сверить внесенный юридический адрес тем, что написано в Свидетельстве или Выписке из ЕГР.
  • В графе “Керівництво” сверить ФИО и ИНН директора и бухгалтера с их паспортом и ИНН
  • В графу “Рахунки” вести свой расчетній счет и МФО банка.

2. Убедившись в полном соответствии внесенных данных с оригиналами документов, сохранить изменения нажав Файл-Зберегти.

3. Зайти в Головне меню, Адміністрування, сертифікати, заявки на сертифікат, нажать Файл-”сформувати заявки”

  • в открывшемся окне “погодитись з вимогами угоди”, Далі
  • заполниить требуемые данные в таблице
  • указать ИПН предприятия (если плательщик НДС)
  • отметить на какие сертификаты создавать заявки.

* по умолчанию галочки выставлены для комплекта подписей на бухгалтера-директора-печать-шифрование печати

* Если на предприятии не предусмотрен бухгалтер, или если Вы ФОП с печатью, галочки должны стоять в следующем порядке:

  • графа «підписання» : печатка, директор
  • графа «шифрування» : печатка

* Если Вы ФОП без печати:

  • графа «підписання» : директор
  • графа «шифрування» : директор

* Если на предприятии есть сотрудник, кроме гл.бухгалтера:

  • графа «підписання» : печатка, директор, бухгалтер, співробітник
  • графа «шифрування» : печатка

* Если Вы переделываете одну одну из подписей, или добавляете подпись (напр. сотрудника)

  • графа «підписання» : галочка напротив той должности, на которую идет замена (или добавление)
  • графа «шифрування» : ничего

*Во всех случаях, внизу окна должна стоять галочка «Картка приєднання до договору...”

4. После заполнения необходиміх данных нажать “Створити”

5. Автоматически раскроются заявки и карточка присоединения к договору.

Важно! Даты нигде самостоятельно не вставлять! Если поле для введения даты пустое- оставьте его пустым!

6. Карточка присоединения: еще раз сверьте данные таблицы и Свидетельства / Выписки из ЕГР. Отправьте карточку на печать: ФАЙЛ- ДРУК.

7. Заявки: каждую заявку нужно еще раз проверить, в пункте 1.8 убрать индекс и улицу (оставить только эл. почту), внизу под таблицей написать ФИО и Должность подписанта данной заявки.

  • Бухгалтер и сотрудник подписывают свои заявки (1 штука)
  • Директор подписыват свою заявку и заявки на печать и шифрование, а также карточку присоединения.
  • Если подписант-доверенное лицо-в заявках и карточке вноситься ФИО доверенного лица, должность :Представник. (например: Представник Сидоров Валерій Петрович)
*для того, чтобы распечатать заявку ее нужно сгенерировать:
  • наступні дії — Згенерувати заявку
  • в появившемся окне ввести 2 раза пароль секретного ключа (этот пароль никто кроме Вас не должен знать! Вы его придумываете сами на любом языке, с цифрами или без, главное не меньше трех символов)
  • в каталоге призначення нажимаем на кнопку с тремя точками (обзор) и выбираем в какую папку сохранить заявки)
  • после генерации заявки нужно напечатать. Файл-Друк

8. В офис для получения сертификатов ЕЦП необходимо принести весь комплект документов, указанный в перечне, в том числе и распечатанные карточку и заявки, кроме того, заявки обязательно нужны и в электронном



Доверенность для получения ЭЦП:

Доверенность для юридического лица

Примеры заполнения доверенностей для получения ЭЦП

Доверенность для юридического лица

Доверенность юридического лица без бухгалтера

Доверенность юридическое лицо, бухгалтер представитель

Доверенность для ФОП с печатью

Доверенность если много доверителей

Доверенность для получения сертификата бухгалтера этим же бухгалтером

Внимание! При заполнении доверенности, оставляйте поле с датой (сверху) пустым!



Тонкости применения ЭЦП на практике


В современном мире происходит постепенная замена бумажной информации ее электронным аналогом. Всё большее распространение получают автоматизированные системы обработки информации. Тенденция ведет в будущем к полной замене бумажного документооборота электронным.

На сегодняшний день самый большой спрос электронные документы получили в сфере сдачи отчетов в контролирующие органы. Как это стало возможным? Благодаря появлению электронной цифровой подписи (ЭЦП) и двум законам Украины от 22 мая 2003г: «об электронной цифровой подписи» №852-IV и «про электронные документы и электронный документооборот» №851-IV.

Чтобы оценить полезность ЭЦП, важно понять для чего вообще нужна подпись и что Подпись - это уникальная совокупность символов, написанных от руки, с применением определенных оформительных приёмов, служащая для идентификации Однако защитных атрибутов бумажных документов, таких как подписей, печатей, водяных знаков и специальной фактуры поверхности, - у электронного представления документа нет. Поэтому возникла задача разработки такого механизма электронной защиты, который смог бы заменить подпись и печать на бумажных документах.

Таким механизмом стала электронно-цифровая подпись.



Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа ЭЦП, а также установить отсутствие искажения информации в Юридическую силу имеет документ только когда он подписан, и по подписи возможно идентифицировать автора.

ЭЦП это и есть аналог ручной подписи. Но если обычную подпись человека можно подделать, то электронную — нет.

Правда подделывать ЭЦП сейчас нет необходимости, частные предприниматели и директора фирм сами отдают свой электронный ключ и пароль от него бухгалтеру для подписания отчетов. Многие думают, что ЭЦП — это нечто незначительное и используется только для отчетов, а так как это работа бухгалтера, все спокойны.

Что же можно подписывать в электронном виде?

  • Отчетность в гос.органы (Пенсионный фонд, Держкомстат, налоговая)
  • Договора до 1 млн гривен
  • Первичные документы (акт, счет, налоговая накладная и т.д.)
  • Вообще любой документ и файл


Суть в чем: если Ваша ЭЦП стоит на документе, кто бы ни поставил ее, с юридической строны автор подписи — Вы. Значит и ответственность за все что внутри

Во время выдачи ЭЦП клиентам, я часто сталкиваюсь с такими нюансами:

1) сертификат и ключ сохраняются только на флешку бухгалтера. А частный предприниматель даже не знает своего пароля.

2) флешка на которую записаны ключи ломается, при этом не сделали резервную

3) один директор, когда осознал, что можно делать с помощью ЭЦП, так испугался, что пришел на следующий день и заблокировал сертификат)))

4) люди перебрасывают свои секретные ключи через электронную почту и соц.сети — там, где информация не защищена вообще.

5) поломался компьютер, копии секретного ключа нигде больше не было, приходится переделывать весь комплект

Что сказать по этому поводу? Хочу предложить практические советы по

  • Бояться делать отчеты или договора в электронном виде конечно же не нужно, это более безопасно чем вручную, так как нельзя Вашу подпись подделать.
  • Электронные документы это быстрее, удобнее и даже дешевле, чем бумажный
  • хранить свои электронные ключи нужно у себя
  • важно знать свой пароль и самостоятельно его вводить
  • пароль должен быть нестандартным: «123» или «111», ваш код ОКПО или ИНН — это слишкм просто чтобы взломать, будьте оригинальны
  • Вы должны знать как быстро отозвать свой сертификат в случае несанкционированного использования, для этого обратитесь в центр, где Вам выдавались ключи
  • важно делать копию на диск или другой носитель, недоступный другим людям.
  • доверять бухгалтеру отчетность тоже можно. Есть программы для отчетности, в которые Вы и Ваш бухгалтер можете заходить одновременно как для подписания так и для контроля того, что там происходит.